2013. augusztus 31-től kezdődően csak azokat a pénztárgépeket lehet forgalmazni, illetve használni, amelyek folyamatos online (azaz állandó elektronikus) kapcsolatban állnak a NAV szervereivel.
Néhány fontos változás az online pénztárgépek üzemeltetésével kapcsolatban
Az Adóügyi Ellenőrző Egység (AEE)
A korábbi adómemóriát ("fekete dobozt") az Adóügyi Ellenőrző Egység váltja fel, amely a NAV részére automatikus adatküldéssel szolgáltatja forgalmi adatokat. Az AEE tartalmazza az elektronikus adatkapcsolatot támogató un. SIM egységet. Nagyon fontos, hogy az üzemeltető által befolyásolható külső körülmény nem zavarhatja, nem gátolhatja az AEE és a NAV közötti elektronikus adatkommunikációt.
Online pénztárgép üzembe helyezése
A megvásárolt a pénztárgépet a szerviz kizárólag az adóalany részére helyezheti üzembe, amely e minőségét köteles az üzembe helyezés előtt igazolni.
A pénztárgépek kötelező éves felülvizsgálata
A rendelet értelmében az üzemeltetőnek a pénztárgép üzembe helyezését, illetve az utolsó éves szervizelést követő egy éven belül el kell végeztetnie pénztárgép éves felülvizsgálatát. Az éves felülvizsgálat során a szerviz ellenőrzi, hogy a pénztárgép megfelelően működik-e, nem történt-e illegális beavatkozás a pénztárgépen és szükség esetén kicseréli az adóügyi ellenőrző egység akkumulátorát. Az éves felülvizsgálatot a szerviznek a pénztárgépnaplóban kell dokumentálnia.
Változások a pénztárgépek üzemeltetésében
A rendelet értelmében a pénztárgépen a napi nyitás és napi zárás végrehajtása kötelező lesz és a napi nyitás végrehajtása során rögzíteni kell a nyitó készpénzállomány értékét. A Napi forgalmi jelentést minden nyitvatartási nap végén, vagy folyamatos nyitva tartás mellett, 24 óránként, a pénztárgépen el kell készíteni. További fontos változás, hogy míg eddig csak a szerviznek kellett naplóznia a pénztárgép meghibásodását, ezen túl ez az üzemeltetőnek is feladata lesz. A pénztárgép napló megfelelő vezetésére az üzemeltetőnek a jövőben fokozottan kell ügyelnie, hogy elkerülje a bírságokat.
A szervizháttér fontossága
Az üzemeltetőnek körültekintően kell kiválasztani a pénztárgép szervizt. A szerviz erre feljogosított műszerésze által ellenőrzi, hogy a pénztárgép szabályosan le van-e plombálva, és a pénztárgépnapló megfelelően van-e vezetve. Ha rendellenességet tapasztal, akkor erről jegyzőkönyvet vesz fel.
Pénztárgépvásárlás és beüzemelés lépésről - lépésre
1. lépés:
Az üzemeltető közvetlenül, vagy könyvelője ügyfélkapuján keresztül elektronikus úton megigényli a NAV-tól a pénztárgép üzembehelyezési kódját (PTGREG nyomtatvány).
2. lépés:
Amennyiben az üzemeltető megkapta a NAV-tól (1-2 nap) az egyedi kódját, kiválaszthatja a kínálatból a neki megfelelő pénztárgépet. Ebben az esetben fontos meggyőződni arról, hogy a pénztárgép rendelkezik-e forgalomba hozatali engedéllyel. Az engedélyt az MKEH (Magyar Kereskedelmi Engedélyezési Hivatal) adja meg. Ez az információ az alábbi oldalon érhető el:
http://mkeh.gov.hu/meresugy/penztargepek_taxameterek/forgalmazasi_engedelyek
3. lépés:
Ha megvan a kiválasztott típus, akkor fel lehet venni a kapcsolatot a forgalmazóval vagy a viszonteladóval. Érdemes megérdeklődni, hogy a vételár mellett milyen járulékos költségek jelentkeznek a vásárláskor. (Havi kommunikációs költség, beüzemelési díj egyéb szolgáltatási díjak stb.)
4. lépés:
Amennyiben a vevő kiválasztott pénztárgép megvásárlása mellett dönt, az értékesítő megköti a vevővel az adásvételi szerződést, a kommunikációs szerződést és igény szerint az átalánydíjas szerviz-szolgáltatási szerződést.
5. lépés:
A pénztárgép megvásárlása után a NAV által erre feljogosított műszerész az üzembehelyezési kód alapján beüzemeli a pénztárgépet, aktiválja a kommunikációt a NAV-val és felprogramozza az üzemeltető adatait. Elkészíti a pénztárgépnaplót és a szükséges dokumentációt, végül saját plombanyomójával hitelesíti a pénztárgépet.